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Der digitale Posteingang

04.08.2022 | Sie kommen nach dem Urlaub zurück in das Büro, holen sich einen Kaffee, setzen sich an den PC, öffnen Ihr E-Mail-Programm und müssen gefühlt 148.713 Mails checken. Auf Ihrem Arbeitstisch liegen noch 136 Briefe für Sie bereit und in irgendeinem Fach finden Sie noch das ein oder andere Fax. Tagtäglich erreichen Sie Rechnungen, Verträge, Krankmeldungen und Bestellungen.

Doch wie viele von den Mails, die Sie bekommen, betreffen tatsächlich Sie?

Sollte die Mail zum Thema Passwortsicherheit nicht doch an Ihren Kollegen gehen? Und Ihre Kollegin von nebenan hat Ihnen heute bereits drei Katzenvideos geschickt – dabei mögen Sie doch Hunde viel lieber! Per Post kam die Rechnung zur Bestellung aus der letzten Woche. Die Bestellbestätigung kam per Fax.

Wer soll da noch durchblicken?

Durchblick verschafft der digitale Posteingang. Ein zentraler Aspekt des digitalen Posteingangs ist die Digitalisierung, wie der Name schon verrät. Beginnen wir also mit dem ersten der beiden Wörter des Kompositums.

Jeder Weg beginnt mit einem ersten Schritt

Auch der längste Weg beginnt mit einem ersten Schritt, das wusste bereits Neil Armstrong, als er als erster Mensch den Mond betrat. Was damals unmöglich schien, ist heute selbstverständlich. So scheint es auch mit der Digitalisierung – oft weiß man nicht, wo man anfangen soll. Sobald man jedoch den ersten Schritt macht, ist man auf dem richtigen Weg.

Ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung in Unternehmen ist die Einführung eines digitalen Posteingangs.

Warum? Ganz klar: Heutzutage kommt in vielen Unternehmen die Eingangspost noch auf Papier – sei es per Brief oder per Fax. Bis der richtige Brief beim richtigen Kollegen ankommt, dauert es, und nach der Bearbeitung muss der Brief an der richtigen Stelle am richtigen Ordner im richtigen Regal im richtigen Raum abgelegt werden. Selbst wenn man alles richtig macht – findet man den Brief je wieder?

Hier bietet die Digitalisierung enorme Vorteile – auch wenn sie noch viele Schritte entfernt scheint.

Der zentrale Posteingang

Ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung ist die Digitalisierung des Posteingangs. Das bedeutet, dass die gesamte Eingangspost zentral erfasst wird – egal, ob sie auf Papier oder digital ankommt. Falls sie in analoger Form ankommt, wird die Post gescannt und in ein PDF umgewandelt. Anschließend wird die Post weitergeleitet, und zwar gezielt an den oder die Adressaten. Es hilft, den Prozess zu beschleunigen, dass die Mitarbeitenden so direkt auf alle Daten im digitalen Posteingang zugreifen können. So wird aus vielen Inputboxen eine einzige, was die Kommunikation um einiges erleichtert. Die Eingangspost – ganz gleich, ob Rechnungen, Terminanfragen, E-Mails oder Fax – findet der betroffene Mitarbeiter dann direkt in seinem digitalen Posteingang. Der Prozess ist ebenfalls zeitsparend, da sich unwichtige Dokumente wie z.B. Werbung direkt aussortieren lassen. So bekommen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich nur die Informationen, die sie tatsächlich brauchen.

Dieser digitale Prozess läuft direkt und ortsungebunden. Sie können theoretisch von überall arbeiten.

Bringen Sie Ordnung ins Chaos!

Ein schlecht verwaltetes Sammelpostfach bedeutet für den Empfänger immensen manuellen Aufwand beim Sortieren der Zugehörigkeit seiner Post. Egal ob Reklamen, Bestellungen, Anfragen oder Stornierungen – bei Sammel-Inputboxen landet alles in einem Postfach. Das hat zur Folge, dass Absender manchmal tagelang auf eine Antwort warten. Manche werden schließlich ungeduldig und schreiben womöglich eine weitere Mail, um sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen.

Um das zu vermeiden, können Sie Ihre Post automatisch klassifizieren und indexieren. Nicht nur die Verarbeitung der gesamten Eingangspost aus einzelnen Organisationseinheiten oder gar des gesamten Unternehmens kann dann durch den digitalen Posteingang automatisiert werden. Je nach Kernprozessen, Systemumgebung und Eingangskanälen kann der digitale Posteingang dabei auch an individuelle Anforderungen angepasst werden. Da es für solche Anpassungen keine Standardlösung gibt, ist es wichtig, dass Sie sich bei der Umsetzung auf einen erfahrenen Partner verlassen, der Ihre Bedürfnisse von Anfang an berücksichtigt.

Klassifikation und Datenanalyse

Es ist wichtig, dass der digitale Posteingang Multi-Channel-fähig ist. Es ist für den digitalen Posteigang nicht von Bedeutung, ob ein Dokument auf Papier oder elektronisch eingeht, da sämtliche Dokumente aus allen Eingangskanälen über entsprechende Schnittstellen, Konvertierungsschritte und Teilprozesse auf einer Plattform zentral verarbeitet werden.

Der zentrale Punkt des digitalen Posteingangs ist die Klassifizierung. Nach dem Eingang der Post werden die Dokumente mithilfe eines intelligenten Klassifizierungsmoduls anhand eindeutiger Unterscheidungsmerkmale zugeordnet. Je nach Klasse wird das Dokument dann dem nächsten Verarbeitungsschritt zugeführt. Für die weitere Bearbeitung werden die erforderlichen Informationen direkt vom Dokument gelesen. Die Klassifizierung kann layoutbezogen (z.B. Bild) oder inhaltsbezogen (z.B. Text) erfolgen. Falls eine Mail mehrere Dokumenttypen enthält, werden diese automatisch getrennt und dem richtigen Bearbeitungsprozess zugeführt.

Am Ende des Prozesses werde die Dokumente – je nach Bedarf – wieder zusammengeführt. So können die Dokumente im Originalformat an das nachfolgende System oder das Archiv übergeben werden.

Zuordnung zum Fachbereich

Die Dokumente werden anhand von Beleginformationen in die Posteingänge einzelner Fachbereiche verschoben. Sollten die notwendigen Informationen auf dem Dokument fehlen oder sich nicht eindeutig zuordnen lassen, bleibt es in der globalen Posteingansmappe. Dort kann es dann von einem Mitarbeitenden dem passenden Posteingang zugeordnet werden.

Übergabe an Geschäftsprozesse

Die fachliche Bearbeitung eines Dokuments bzw. des entsprechenden Geschäftsprozesses kann erfolgen, sobald ein Dokument in die Posteingangsmappe eines Fachbereichs einsortiert wurde. Sollte ein Dokument falsch zugeordnet worden sein, kann es jederzeit in die Posteingänge anderer Fachbereiche verschoben werden. Der Vorteil dabei: Wird ein Dokument verschoben, führt das zu einem Lerneffekt, welcher das Prozesswissen der Lösung erhöht und diese damit stetig verbessert.

Die Vorteile eines digitalen Posteingangs

Der digitale Posteingang bringt neben der Zeit- und Kostenersparnis dank der optimierten Dokumentenbearbeitung zusätzlich eine höhere Sicherheit für Ihre Geschäftsprozesse, zum Beispiel durch die Minimierung von Irrläufen, Dokumentenverlust oder Falschablagen.

Zusätzlich ist der digitale Posteingang ein Schritt in Richtung des papierlosen Büros und damit in Richtung Nachhaltigkeit und Effizienz.

Überzeugt?

Sollten Sie mit Ihrer Post überfordert sein und das Gefühl haben, in Papierstapeln zu ertrinken, dann haben wir Ihren Rettungsring. Gerne informieren Sie die Digitalisierungsexperten von MODOX zu den Softwarelösungen von ELO, die sich jederzeit auf Ihre Bedürfnisse anpassen und bei Bedarf modular erweitern lassen.

Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Postfach, damit Sie sich nach zwei Wochen Urlaub an den Schreibtisch setzen und entspannt Ihre Mails bearbeiten können – und vielleicht nutzen Sie die gewonnene Zeit dazu, doch noch einmal in Ihrem Spam Ordner nach den Katzenvideos zu schauen.

Kontakt aufnehmen

Ihr Ansprechpartner:
Rainer Eholzer
Prokurist, MODOX-Modern Documents GmbH